Kontorflytning uden nedetid: en tjekliste til jer, der flytter firma
Den dyre del er ikke flytningen
En kontorflytning koster mest i den tid, hvor ingen kan arbejde. Selve transporten er en overskuelig post. De to dage, hvor telefonerne ikke virker og ingen kan finde deres skærm, er det ikke. Alt nedenfor handler om at gøre den periode kortere, ikke om at flytte billigere.
Seks uger før
- Få adgangsforholdene på plads på begge adresser: elevator, portkode, hvor en bil må holde, og hvor længe. Det er den oplysning, der oftest mangler, og den afgør, hvor mange folk der skal til.
- Bestil internet på den nye adresse. Dette er den ene ting, I ikke selv kan fremskynde, og den ene ting, der kan koste jer en uges nedetid.
- Beslut, hvad der ikke skal med. At flytte møbler, I kasserer tre måneder senere, er den letteste udgift at undgå.
To uger før
- Lav en plan for arbejdspladserne på den nye adresse, før kasserne pakkes. Pak efter plan, ikke efter rum: en kasse mærket med en plads, folk kan finde, er værd mere end en kasse mærket med det rum, den kom fra.
- Mærk alt det, der skal samles igen, på en måde den, der samler det, kan læse. Ikke med en farve, I selv har opfundet samme morgen.
- Aftal, hvem der har mandat på dagen. Én person, der kan beslutte, at bordet skal stå der. Uden det stopper flytningen hver gang der er tvivl.
Ugen før
- Flyt det, der ikke skal bruges: arkiv, lager, pynt, det ene mødelokale ingen bruger. Hver kasse, der er flyttet før dagen, er en kasse, der ikke står i vejen.
- Sig til kunder og leverandører, at adressen skifter, og hvornår I er svære at få fat på.
De fire ting, der oftest vælter planen
- Internettet var ikke klar. Tjek det med et apparat på adressen, ikke med en bekræftelse i en mail.
- Elevatoren var booket. I kontorejendomme skal den ofte reserveres, og nogen anden har gjort det først.
- Ingen havde mandat. Se ovenfor. Det er den billigste af de fire at undgå.
- Der var mere end aftalt. Et lager, ingen havde nævnt, eller et arkiv i kælderen. Sig det på forhånd, så står der folk nok.
Hvad vi laver, og hvad I selv bør gøre
Vi flytter, samler og sætter op, og vi kan rydde og gøre rent efter. Planen for, hvor folk skal sidde, og beslutningen om, hvad der ikke skal med, bør I selv tage. Det er ikke os, der ved, hvem der skal sidde ved siden af hvem.